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海上幕僚監部人事教育部長から各部隊の長・各機関の長あて
勤務記録表等の記載要領について
標記について、人事記録に関する達（昭和39年海上自衛隊達第14号）第４条の規定に基づき、別紙のとおり通知する。
なお、勤務記録表等の記載要領について（通知）（海幕人第2790号。52．６．28）は、廃止する。
添付書類：別紙
写送付先：部内全般
別 紙
勤務記録表及び勤務記録表抄本の記載要領
１ 認識番号欄
(１) 認識番号
認識番号の付与通知により記入する。
この場合、身分の符号のＭＯ、ＭＷ、ＭＥ及びＭＣのうち、該当するものを○で囲む。
昇任及び転官により身分に変更があった場合又は本籍のうち都道府県名に変更があった場合は、それぞれ身分の符号又は本籍の符号を訂正する。
(２) 認識番号審査記号
認識番号付与通知により認識番号欄の□内に記入する。
(３) 記入例：
２ 頭文字欄（勤務記録表のみ。）
姓の頭文字をひらがなで記入する。改姓があった場合は、新たな姓の頭文字に訂正する。
記入例：
３ 氏名欄
戸籍謄本又は戸籍抄本に記載してあるとおりの字体で記入し、上部点線の上に振り仮名を付ける。改姓（名）があつた場合は、改正を行い、旧姓（名）及び改姓（名）した年月日を特記事項欄に記入する。
なお、本人が世帯主である場合は、勤務記録表抄本（以下「抄本」という。）の氏名欄の余白にと鉛筆で記入する。
記入例：
４ 生年月日欄
戸籍謄本又は戸籍抄本により記入する
記入例：
５ 基準学歴欄（勤務記録表のみ。）
採用時（海曹士から幹部候補生に任用されたときを含む。）又は転官時において、格付けの基準となった学歴を記入する。この場合、新制高等学校又は旧制中等学校以下については高小、新中、旧中４、新高等とし、高専又は短大以上については、防衛大、東京大学大学院、早稲田大、産業能率短大、八戸高専等学校名及び学部（学科）名を簡略に記入し、卒業した場合は卒を、修業した場合は修を○で囲む。
記入例：
６ 相当期欄（勤務記録表のみ。）
当分の間、記入を要しない。
７ 入隊期別欄
公募幹部、幹部候補生、幹部予定者課程学生、幹部選考昇任者、公募海曹、技術海曹、一般海曹候補学生、航空学生、練習員、再任用又は自衛隊生徒（通信、水測）の期別（幹部の場合は、幹部自衛官の期の呼称について（通知）（海幕人第4715号。62.９.28）による西暦下２けたの期別とする。）及び任命年月日を記入する。
大学院修了者については、実際の入隊期別の上部余白に相当期を括弧を付けて記入する。
部内幹候等現に又は過去に自衛官である場合は、新期別に訂正する。
記入例：
注：元号が昭和の場合は、「昭」を省略することができる。（第11項及び第12項を除き以下同じ。）
８ 現階級欄
現階級（事務官等にあつては、現に適用されている俸給表及びその職務の級）及びその任命年月日を鉛筆で記入し、昇任の都度、訂正を行う。
記入例：
９ 職域特技系列欄
幹部自衛官の経歴管理に関する達（昭和62年海上自衛隊達第27号）第２条第８号に規定する職域特技系列のうち、該当する名称を記入し、変更があった場合には新たな名称に訂正する。
記入例：
10 教育訓練欄
(１) 防衛研究所又は自衛隊の学校若しくは教育部隊等に入所、入校又は教育入隊し、当該教育を修了した場合は、その期間、期別・課程名及び教育を実施した学校、部隊等の名称を記入する。
記入例：
注：元号の略称は、上の行と同じ場合記入を省略することができる。（以下同じ。）
(２) 海上自衛隊の教育訓練の実施に関する達（昭和42年海上自衛隊達第31号）第39条第２項に規定する特別講習を修了した場合は、前号に準じて記入する。
記入例：
(３) 自衛隊の学校又は部隊等の通信教育を受け、当該教育を修了した場合は、実施報告又は修了証によりその期間、通信教育の名称及び通信教育を実施した学校又は部隊等の名称を第１号に準じて記入する。
記入例：
(４) 防衛庁以外の学校、機関等に委託して教育を受け、当該教育を修了した場合は、その期間、課程（研修）の名称及び学校名又は機関の名称を第１号に準じて記入する。
記入例：
(５) 外国留学を修了した場合は、その期間、修得した課程の名称及び留学先の国名を第１号に準じて記入する。
記入例：
11 学歴欄
学歴は、古いものから順に記入するものとし、期間欄は当該入学及び卒業の年月日を、学校名欄はその学校の名称を、学部・科名欄はその学部・専攻科名を、学年欄はその修学年数を記入し、履修別欄は卒・修・退・夜のうち、該当するものを○で囲むものとする。
最終学歴が義務教育のみである場合は、その最終学校のみについて記入し、旧制中等学校又は新制高等学校以上である場合は、義務教育を除いたすべての学校について記入する。
なお、義務教育のみの場合又は私立の旧制中等学校若しくは私立の新制高等学校の場合は、その学校の所在する都道府県名を学校名の前に記入する。
記入例：
12 家族欄
配偶者（民法の規定による届出はないが事実上婚姻関係と同様の状態にある配偶者を含む。）、子、父母及び扶養（保護）している親族、（扶養手当の支給対象となる者以外であつても実際に扶養（保護）している者を含む。）について、その続柄、氏名及び生年月日を該当欄に記入する。
出生、死亡、婚姻その他の理由により家族に異動があった場合は、追加、訂正又は削除を行い、削除した場合は、氏名上部余白にその理由及び年月日を朱書する。
なお、同居又は別居の別について抄本該当欄の氏名の前に「同」又は「別」と鉛筆で記入する。
記入例：
（抄本）
13 留守担当者欄
氏名及び住所を鉛筆で記入する。
留守担当者が前項の家族欄に記載されていない者である場合は、氏名の後に本人との続柄又は関係を記入する。ただし、独身の事務官等については、住所欄に本人の現住所を記入する。
記入例：
14 本籍欄
戸籍謄本又は戸籍抄本により省略することなく正確に記入する。本籍に変更があった場合は、訂正を行う。
記入例：
15 資格免許等（接尾語）欄
(１) 国家資格等を取得したもの
国家試験その他により取得した資格免許及び特有技能（海技免許、医師免許、通信士免状、教員免許状、自動車運転免許、柔剣道の段位等）について、これらの取得年月日、名称、免許状等の番号又は付与官公庁名等並びに接尾語がある場合は接尾語に付与された記号を、それぞれ該当欄に記入する。
記入例：
(２) 自衛隊において付与されたもの
入隊後、自衛隊において付与された海技資格、無線資格、航空従事者技能証明等について、前号に準じて記入する。ただし、有効期間のある海技資格及び計器飛行証明について次表の中欄に該当する場合は、右欄に示すとおりとする。
記入例：
記入例：
16 職域特技欄
職域特技として指定される特技が、認定された場合は、その名称、番号及び指定年月日を、それぞれ該当欄に記入する。潜水艦予定者の指定があった場合は、記号「Ｓ」を名称欄に記入する。
特技の認定、職域特技の指定又は潜水艦予定者の指定が取り消された場合は、朱書２本で削除し、上部余白に「 年 月 日取消し」と朱書する。
記入例：
17 重複特技欄
前項の特技以外の特技が認定された場合は、その名称、番号及び認定年月日をそれぞれ該当欄に記入する。特技の認定が取り消された場合は、前項に準じ記入する。
記入例：
18 接尾語欄
接尾語（接尾語明細書の国家資格等の部及び部内資格の部に定めるものを除く。）が付与された場合は、その名称、接尾記号及び付与年月日を、それぞれ該当欄に記入する。接尾語の付与が取り消された場合は、朱線２本で削除し、上部余白に「 年 月 日取消し」と朱書する。
記入例：
19 防衛記念章着用記録欄（抄本のみ。〉
防衛記念章の着用が認定された場合は、記念章の種類、年月日（防衛記念章の着用手続等について（通達）（海幕人第632号。57.２.20）別紙様式第１の注：（１）の規定による着用できる日）及び所属（職名）をそれぞれ該当欄に記入する。
記入例：
20 外国語欄
たん能な外国語名を記入し、その外国語の会話が可能であれば「会話」を、辞書を用いないで読解が可能であれば「読解」を、それぞれ○で囲む。
記入例：
21 特記事項欄
次の各号に掲げる事項を記入するほか、他の各欄に該当しないが特に必要な事項を記入する。
(１) 改姓（名）
旧姓（名）及び改姓（名）年月日を記入する。
記入例：
(２) 勤務記録表等の再製又は複製
再製又は複製した場合は、その理由、年月日及び部隊等名を記入し、担当者が押印する。
記入例：
(３) 通信情報業務従事者の指定
指定年月日、内容及び発簡番号を記入する。
記入例：
22 写真添付欄
写真（裏面に氏名等記入したもの）を添付する場合は、裏面全体にのりを付けることなく、着脱が容易にできるよう、脱落しない程度ののり付けにとどめる。撮影年月は、鉛筆で記入する。
23 傷病歴欄
次の各号に掲げる事項を記入する。
(１) 病気休暇
病気休暇報告書又は同報告書の写しにより傷病の期間、傷病名及び所属部隊等名を該当欄に記入する。ただし、傷病期間の終了の期日は、確立するまで鉛筆で記入する。また、傷病名の後に「（病休）」と記入する。
(２) 特別休暇
特別休暇報告書又は同報告書の写しにより前号に準じて記入する。
この場合、傷病名欄は、「産前（特休）」と記入し、産前と産後に分けて記入する。
(３) 介護休暇
介護休暇報告書又は同報告書の写しにより第１号に準じて記入する。この場合、傷病名欄は、「介護休暇」と記入する。
(４) 休職
休職を命ぜられた場合は、人事発令により第１号に準じて記入する６
(５) 公務災害の認定等
傷病が公務に認定された場合は、公務災害認定の通知書の写しにより傷病名欄に「公務」と記入し、同通知書の発簡番号を記入する。
なお、当該公務傷害が治癒した場合は、治癒の通知書の写しにより傷病名欄に「治癒」と記入しその年月日を、また、傷害等級の決定があった場合は、その等級（朱書）を記入する。
24 賞罰欄
次の各号に掲げる事項を記入する。
(１) 懲戒処分
懲戒処分報告書又は懲戒処分宣告書の写しにより処分年月日、処分の程度、違反の態様及び被処分者の所属を該当欄に記入する。ただし、免職及び降任の場合は、勤務記録欄にも記入する。
記入例：
(２) 表彰
表彰実施の報告又は通報により表彰実施年月日、表彰の種別、表彰理由の概要及び被表彰者の所属を該当欄に記入する。ただし、賞状については、記入しない。
記入例：
(３) 善行褒賞
善行褒賞実施の報告又は通報により、その実施年月日、褒賞理由の概要及び被褒賞者の所属を該当欄に記入する。
記入例：
25 精勤章欄
精勤章授与実施の報告又は通報により授与年月日、累計数及び所属を該当欄に記入する。
記入例：
26 特例の退職手当の支給の有無欄
資金前渡官吏（分任資金前渡官吏を含む。）から回付される特例の退職手当に関する申出書に基づき、任用期間最終の日を記入するとともに、当該任期満了に伴う退職手当の支給の有無について、該当するものを○で囲む。
なお、人事記録に関する達の一部を改正する達（昭和59年海上自衛隊達第５号）附則第２項及び第３項の規定により、勤務記録表及び抄本を補正して使用する場合は、勤務記録表にあっては前歴欄を、抄本にあっては特記事項欄を、それぞれ特例の退職手当の支給の有無欄として使用するものとする。
記入例：
27 離隊記録欄（勤務記録表のみ。）
(１) 退職その他による場合
離職者身上書及び退職手当支給調書の写しに記載してある離隊後の住所、就職先、退職手当の額及び同支給年月日を記入する。
(２) 死亡の場合
公務・非公務の別並びに退職手当支給調書の写しに記載してある遺族の住所、氏名、続柄、退職手当の額及び同支給年月日を記入し、「帰郷先」、「就職先」及び「会計措置」の文字をそれぞれ抹消する。
記入例：１ 退職その他による場合
記入例：２ 死亡の場合
28 職務経歴欄
配置指定のほか、配置指定権者又は所属長が職務の分担を示した場合には、その期間、職務の内容及び部隊等名を該当欄に記入する。
記入例：
29 勤務評定欄（抄本のみ。）
勤務評定の評定官からの通報により、実施年月日を記入するとともに、定期評定の場合は定を、特別評定の場合は特を○で囲む。
なお、特別評定の場合には実施した理由を事由欄に記入する。
記入例：
30 勤務記録欄
(１) 隊員の経歴のうち、次の事項（キを除き隊員に任命後のものに限る。）を記入する。
ア 人事発令
イ 個別命令
(ア) 配置指定
(イ) 臨時勤務及び臨時乗組
(ウ) 勤務停止
(エ) 停職中の職務従事
(オ) ぎ装員
ウ 死亡
エ 懲戒処分による免職及び降任
オ 防衛出動及び治安出動
カ 法令に基づく身分の変更、組織・編成の改廃及び給与法の改正
キ 前歴（抄本のみ。）
ク その他特に指定する事項
(２) 記入要領
ア 次に掲げる事項は、階級・号俸欄に記入する。なお、記入事項が長く階級・号俸欄に記入しきれないときは、記事欄に続けて記入して差し支えない。
(ア) 採 用
(イ) 継続任用
(ウ) 昇 任
(エ) 降任（懲戒処分によるものを除く。）
(オ) 転 官
(カ) 兼 任
(キ) 退 職
(ク) 失 職
(ケ) 免職（懲戒処分によるものを除く。）
(コ) 出 向
(サ) 昇 給
(シ) 法令に基づく身分の変更
(ス) 給与法の改正
イ アに掲げる事項以外の発令及び組織・編成の改廃の事項は、記事欄に記入する。
ウ 前号カの事項は朱書とし、組織の変更に伴い、人事発令又は配置指定によることなく、転任、補職替え若しくは配置替えになつた場合又は補職先若しくは配置先に係る組織の名称が変更になつた場合については、別に定めるほか、次の区分に示す例により記入する。
区 分
例
記 事 欄
摘 要
名称の異なる
部隊・職に転任
又は補職替え及
び配置替えとな
つた場合
昭和63年海上自
衛隊訓令第16号の
施行により横須賀
警備隊に転任とな
りひよどり機関科
に配置となる
種別変更となり任
免権者を異にする部
隊に編成替えとなつ
た艇に引き続き乗り
組んでいる者の例
名称の異なる
部隊・職に補職
替えとなり配置
に変更のない場
合
昭和61年海上自
衛隊訓令第25号の
施行により第18掃
海隊勤務となる
配置指定は従前
どおり
編成替えとなった
艇に引き続き乗り組
んだまま補職替えと
なった者の例
補職又は配置
先の部隊・職に
ついて名称のみ
が変更となった
場合
昭和60年海上自
衛隊訓令第18号の
施行により総務科
長となる
名称が変更になつ
た職に引き続き補職
されている者の例
同一名称の部
隊・職に転任と
なった場合
昭和60年海上自
衛隊訓令第８号の
施行により「とか
ち」乗組のまま転
任（呉）となる例
任免権者を異にす
る部隊に編成替えと
なった艦に引き続き
乗り組んでいる者の
注：１ 傍線の部分は、人事発令及び配置指定の書式の例による。
２ 同一名称の部隊・職に補職替えとなる場合（転任となるものを除く。）は、記入しない。
エ 発令根拠欄は、人事発令又は個別命令の番号を記入する。ただし、長官発令に係るものは「防衛庁」とし、海上自衛隊以外の防衛庁の他の機関の発令で発令番号等のないもの及び他の官庁等の発令に係るものは、その機関又は官庁等の名称を記入する。
オ 記入は、原則として発令年月日の順に記入するものとする。ただし、さかのぼって発令された場合は、この限りでない。
カ 記入事項が２行以上にわたる場合の発令年月日は、１行目の年月日の欄に、発令根拠は最終の行の発令根拠欄にそれぞれ記入する。
記入例：１ 自衛官の例
注：＊印の項は、朱書とする。
記入例：２ 事務官等の例
注＊印の項は、朱書とする。
キ 死亡、懲戒処分による免職及び降任等人事発令によらないものは、次のように記入する。
記入例：
ク 発令事項の取消しがあった場合は、年月日、階級号俸、記事及び発令根拠の欄の全部を削除する。発令事項の一部が訂正になった場合は、当該欄の該当事項の一部の削除、訂正又は追加の記入を行う。ただし、人事発令又は個別命令による取消し又は訂正は、その発令番号を前の発令番号の上部の余白に朱書する。
(３) 海上自衛隊以外の防衛庁の他の機関の隊員が、離職後又は転官若しくは出向により海上自衛隊の隊員になつた場合は、海上自衛隊以外の防衛庁の他の機関の隊員になつたときから記入し、海上自衛隊の経歴と海上自衛隊以外の経歴との間を朱線で区分する。海上自衛隊の隊員が離職後再び隊員になつた場合又は転官した場合も同様とする。
(４) 前号により記入された以外の前歴については、第２号及び第３号に準じて記入する。（抄本のみ。）
(５) 勤務記録表の勤務記録欄に余白が無くなつたときは、補助用紙を添付して使用する。
(６) 抄本の勤務記録欄に余白が無くなつたときは、新たな抄本をつづり会わせて使用する。
(７) 抄本の押印欄は、保管責任者が押印する。ただし、入隊時、海幕長が作成するものにあつては海幕人事教育部人事課長が、地方総監の作成するものにあつては地方総監部管理部人事課長がそれぞれ押印する。
(８) 抄本を勤務記録表と照合した時は、抄本の記事欄に次のように記入し、照合を行つた者が押印する。
記入例：昭63.９.１ 照合済 ○印
31 前歴欄（勤務記録表のみ。）
格付の基準となった学校を卒業してから入隊までの経歴について、前項第１号及び第２号に準じ該当欄に記入する。ただし、入隊直前の経歴が防衛庁以外の国家公務員又は地方公務員若しくは公社の職員であって、その退職手当算定上の在職期間が入隊後の在職期間に通算される場合にあっては、入隊時に前官公庁等の長の証明する履歴書の提出を求め、正確に記入する。
32 入隊前の経歴欄（抄本のみ。）
前項に準じ該当欄に記入する。
33 その他
(１) 勤務記録表の前歴欄（つづき）上部の各欄は、記入を要しない。
(２) 勤務記録欄以外の各欄において余白が無くなったときは、勤務記録表又は抄本と同程度の紙質の用紙を用い、脱落しないよう添付して記入する。
(３) 漢字は、かい書を用い、特に指定された場合のほか、黒色又は青色のインキを使用する。
(４) 抄本の勤務記録欄に前歴が未記入のため追記する場合は、第２号に準じ、勤務記録欄の最初のページに添付する。
34 旧様式の勤務記録表等の記載の特例
人事記録に関する達の一部を改正する達（平成３年海上自衛隊達第40号。以下「達」という。）附則第２項により、従前の勤務記録表及び勤務記録表抄本を使用しているものについては、達において制定された様式を作成し、該当欄又は余白にちょう付して記入する。